Hızlı ve Hatasız Çalışabilmek / Arif Gökhan RAKICI
“Evde ya da ofiste işlerimizi hızlı yapmak isteriz ancak, aynı zamanda hata yapmamak, kaliteyi bozmamak ya da risk almamak da isteriz.”
Hangi sektörde çalışırsak çalışalım, hangi pozisyonda görev yaparsak yapalım ve hatta çalışmıyor bile olsak ev işlerimizde de bu problem, gelişen teknoloji ve hızlı yaşam tarzının yaygınlaşmasıyla birlikte hemen her zaman karşımıza çıkmaya başladı.
İster İşte ister evde olsun, artık her işimiz çok önemli ve acil. Bu acil-önemli döngüsünü çözmeye dair teori ve zaman yönetimi eğitimleriyse uzun zamandır işlevini yitirmiş durumda. Kendi görev tanımımızda yer alan işlerin büyük çoğunluğunun kontrolünün kısmen hatta neredeyse tamamen elimizde olmaması, tüm süreçlerde başka birilerine ve bir yerlere bağlı oluşumuz kendi zaman yönetimimizi ya da zaman planlamamızı ne kadar da iyi yaptığımızın herhangi önem ve etkisini bırakmadı maalesef. Bu durumda da bu problemi çok daha yaratıcı şekilde çözecek yollar ve yöntemler bulmak lüksün ötesinde bir zorunluluk halini aldı.
İlk bakışta çözülmesi oldukça güç ve karmaşıkmış gibi görünen bu problem, aslına bakacak olursak sistem unsurlarını “Parçalara Ayırma” ve gereksiz olabilecekleri “Yok Etme” yöntemleriyle çözülebilir. İster ürün üreten bir fabrikada çalışıyor olun, ister hizmet sektöründe çalışıyor olun, isterseniz de iş dışında bir konuyla ilgilenin yapmanız gereken ilk şey ilgilendiğiniz konu/ürün/hizmet ya da sürecin bildiğiniz tüm niteliklerini bir kâğıda sıralamaktır (Parçalara Ayırma Yöntemi). Daha sonra da ilk nitelikten başlayarak sırayla yok ederek sistemin halen nasıl çalışabileceğine dair biraz düşünün. Buradaki amaç gereksiz olabilecek ya da işlevi başka bir şekilde karşılanabilecek sistem unsurlarını elemek ve böylece sistemi hızlandırmaktır.
Somut bir örnek vermek gerekirse ekranı dönebilen ve/veya ayrılabilen (Parçalara Ayırma), klavyeyi ve fareyi ortadan kaldıran (Yok Etme) dokunmatik yeni nesil dizüstü ve/veya tablet bilgisayarlar bu problemi çözen yaratıcı yöntemlerin uygulandığı ürünlerdir. Aynı şekilde hem kanepe hem de yatak olabilen çek-yatlar da benzer problemi benzer şekilde çözen ürünlerdir.
Bu problemi çözen diğer yöntemler ise Tersyüz Et, Aracı Kullan, Önceden Eylem, Self-Servis ve
Elektronikleştir’dir.
Hizmet sektöründen bir örnek vermek gerekirse de Formula 1 (F1) yarışlarında hepimizin keyifle izlediği pitstop’lar bu yöntemlerin tamamının uygulandığı anlardır.
Tüm ekibin çok özel işlere göre görev paylaşımı yapması (front/rear Jack, lolipop man, 3 ya da 4 kişilik teker ekipleri), tekerlekleri sadece 1 bijonun tutması (Yok Et), değişecek tekerleklerin önceden ısıtılması (önceden eylem), vida söken sistemlerin hava basınçlı (pnömatik) sistemle çalışması (tersyüz et), şoförün kaskının camında kirlendiğinde hızlı temizlemek için üst üste yapıştırılmış saydam etiketlerin olması (aracı kullan), F1 aracının sahip olduğu otomatik kalkış ve padok içi hız sabitleme sistemleri (self-servis ve elektronikleştir) son olarak yakıt dolumunu yapan kişinin kaskının arkasındaki bilgi veren ve herhangi bir sızıntının oluşmasını engelleyen kırmızı (yakıt akışı var) ve yeşil (yakıt akışı yok) ışıklar (parçalara ayır, önceden eylem, aracı kullan, self-servis).
Tüm bu uygulamaların en temel ve en önemli amacı hiç şüphe yok ki iş süreçlerini hızını arttırırken hatayla, kalite düşüklüğüyle ya da riskle karşılaşmamaktır. İncelenebilecek başka bir alan da Hastanelerin Acil Servis’leri olabilir. Sizler de hastanelerdeki süreçlere ve çevrenizdeki diğer sektörlere benzer bir gözle bakacak olursanız kendi işinizle ilgili birçok ipucunu bulacaksınız şüphesiz.
Aslına bakacak olursak bu yaratıcı çözümlerin ipucu çok uzun zamandır başka bir alanda daha mevcuttur. Doğadaki hayvan ve hatta bitkiler bizlerden çok daha uzun bir süre önceden beri aynı problemi çözmeye dair özelliklerle donatılmış ve süreçler geliştirmişlerdir. Bilinen ve popüler bir örnek olması açısından dünyanın en hızlı koşan kara canlısı olan Çita’yı gelin birlikte inceleyelim. Bakalım hangi ipuçlarını yakalayacağız.
Diğer yırtıcı kedigillerin aksine Çita’nın içeriye çekilebilen, hareketli pençeleri yoktur (Yok Et). Bunun yerine sürekli dışarıda ve sabit duran (Tersyüz Et) parçalara ayrılmış (Parçalara Ayır) pençeleri (Aracı Kullan) vardır. Bu sayede ani hızlanmalarda, yavaşlamalarda veya manevralarda yer tutuşu oldukça iyidir. Ayrıca, küçük kafası ve hafif vücut yapısı çok hızlı koşabilmesini sağlarken “n” şeklindeki omurga yapısını “u” şekline getirerek adım aralığını uzatabilir yani daha az adımla daha uzun mesafe alabilir (self-servis). Ayrıca oldukça uzun olan kuyruğu da ani manevralarda dengesini korumasını sağlar (Önceden Eylem). Son olarak aynı boyuttaki bir ot obura göre yarı yarıya kısa olan bağırsakları da besin sindirimini hızlı yapmasını sağlar.
Aslına bakacak olursak bu ve buna benzer daha birçok yaratıcı çözümü doğayı inceleyerek geliştirebiliriz. Unutmayalım ki doğadaki canlılar bizlerden çok ama çok daha uzun bir süredir dünya üzerindeler, onlardan öğreneceğimiz halen çok şey var.
Arif Gökhan Rakıcı
Şubat 2014
Makaleyi indir